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BACKUP MICROSOFT TEAMS

by José Luis Sánchez Borque
backup_teams

Para los que no leen 🙁 …. hay un video con una DEMO de lo explicado en el POST

Conocemos de sobras las capacidades de Microsoft TEAMS. Herramienta de trabajo colaborativo que actúa como HUB de las principales aplicaciones de Microsoft 365, permitiendo trabajar de forma colaborativa a un grupo de personas de forma eficiente.

Microsoft TEAMS permite chat individuales o grupales, compartir archivos, crear reuniones, gestionar calendarios, grabar reuniones y un largo etcétera de opciones con la consiguiente diversificación en el tipo de contenido.

Como consultor opino que es una herramienta clave en la implantación de nuevas metodologías de trabajo, que al menos a nivel español todavía no están ni mucho menos ampliamente implantadas. En los últimos meses, y debido a la pandemia que vivimos, se han acelerado procesos de implantación de todo tipo de herramientas y plataformas, como son Microsoft 365 o Google G Suite.

Tengo claro que dichas plataformas han venido para quedarse, y aquellas empresas que quieran seguir siendo competitivas tendrán que fomentar nuevas metodologías de trabajo colaborativo y telemático mediante este tipo de plataformas.

A mi entender estas nuevas metodologías NO deben basarse solo en la elección de la herramienta o plataforma, sino que deben ir acompañadas de nuevas metodologías de trabajo. Una metodología es un conjunto de procedimientos racionales utilizados para alcanzar un objetivo que rige una investigación científica, una exposición o cualquier otra tarea que requieran habilidades, conocimientos o cuidados específicos.

Centrando el tema del POST, salvaguardar los datos de los equipos de Microsoft TEAMS es una de las tareas que más preocupa a los administradores IT.

Los datos de Microsoft Teams se distribuyen en diferentes servicios de Microsoft 365.

Back up your Teams data with CodeTwo Backup for Office 365

Puedes leer en el siguiente enlace, dónde y cómo almacena Microsoft TEAMS los datos…. Una locura desde mi punto de vista. Como consultor creo que Microsoft debe trabajar y mejorar la gestión de los datos a nivel lógico y físico.

La evolución tecnológica de las APP deber ir acompañada por una gestión fácil, lógica y segura de los datos.

De momento Microsoft no lo está poniendo nada fácil para los que no tenemos 3 doctorados, 6 masters, 4 idiomas y tiempo…

Diagram showing Teams content types and where they are stored at rest

Como podéis ver en el gráfico anterior, las copias de seguridad no son algo trivial. Hay que tener claro donde está toda la información y cómo se almacena.

Será clave la elección de una herramienta que permita realizar un BACKUP de la mayor parte de información almacenada en un equipo de Microsoft TEAMS. El presente POST es una introducción para que podáis salvaguardar gran parte de la información de un equipo, en aquellos casos de borrado (también de la papelera de reciclaje) o corrupción de los datos. Recordar que la propia plataforma de Microsoft 365 dispone de mecanismos para recuperar la información en caso de borrado accidental.

Partamos de la base de un equipo ya creado TEST 1

Dicho equipo tiene archivos, así como una WIKI y Bloc de Notas creado:

Es importante saber que al crear un equipo, en nuestro ejemplo TEST 1, el sistema de forma automática crea por debajo dos estructuras esenciales para soportar la mayoría de la información con que se trabaja:

  • Grupo de Microsoft 365 asignado al equipo
  • Un Site dentro de SharePoint para dicho equipo

En la imagen adjunta podemos ver el grupo creado tanto a nivel de portal como dentro del Outlook:

En la siguiente imagen vemos el Site creado dentro de SharePoint:

En resumen, para hacer un BACKUP de los datos principales de un equipo de Microsoft TEAMS necesitamos:

  • Realizar una copia del buzón de correo asignado al grupo asignado al equipo.
  • Realizar una copia del Site asignado al equipo en SharePoint.
  • Realizar una copia de las cuentas de usuario de Exchange de los componentes del equipo.
  • Realizar una copia de los OneDrive de los componentes del grupo.

Las conversaciones son otro cantar… y pueden ser gestionadas en el Centro de cumplimiento de Microsoft 365 estableciendo las directivas adecuadas de retención. Lo trataremos en un Post más adelante

En Ubicación de los datos en Microsoft Teams podéis consultar en casa caso que se almacena.

Hay muchas herramientas en Internet que nos ayudan con las tareas de las copias de seguridad: Altaro, CodeTwo, Cloudally, AvePoint, y un largo etcétera.

Yo voy a utilizar la de CodeTwo, un Gold Partner de Microsoft que dispone de herramientas de calidad muy interesantes.

Al final del POST, y también pulsando sobre el enlace MICROSOFT BACKUP TEAMS  encontraréis un Video explicativo de todo esto. El video se compone de dos partes. Una primera parte explicando donde se almacena la información, y la segunda donde se explica de forma breve como utilizar CodeTwo Backup Exchange para salvaguardar la información del equipo.

CodeTwo Backup

Os presento en este POST la prestigiosa compañía CodeTwo, Microsoft Gold Partner y empresa ampliamente premiada en diferentes soluciones y herramientas para Microsoft 365.

Cualquier administrador de Microsoft 365 debe tener su Web como referencia para estar al día en dichas herramientas y soluciones. Personalmente estoy enamorado de la herramienta CodeTwo Email Signatures for Office 365. Dicha herramienta proporciona una plataforma para gestionar de forma centralizada la gestión de las firmas de correo electrónico para Exchange Online, algo que normalmente trae de cabeza al departamento de Marketing de cualquier empresa. Las firmas de correos corporativos han evolucionado en el tiempo, pasando de una simple tarjeta de visita con datos de contacto, a ser la primera fuerza informativa y de marketing de una empresa.

Si algo caracteriza a la empresa CodeTwo es el diseño de aplicaciones potentes, funcionales y sobre todo con una cuidada interfaz de usuario que facilita muchísimo las diferentes tareas administrativas.

Dejaremos para más adelante un POST explicando la solución de firmas. Nos centraremos ahora en la solución CodeTwo Backup for Office 365.

CodeTwo Backup for Office 365

CodeTwo Backup para Office 365 es una aplicación de escritorio que permite realizar copias de seguridad completas o incrementales de buzones y carpetas públicas seleccionados de Microsoft 365 (antiguo Office 365), sitios de SharePoint Online y OneDrive para empresas, así como datos de Microsoft Teams. Gracias a la función de recuperación granular y las opciones de búsqueda avanzada disponibles para los almacenamientos de respaldo, puedes elegir restaurar buzones completos y colecciones de sitios o solo tipos de datos seleccionados, desde carpetas de correo electrónico, calendarios y contactos en Exchange Online o listas y bibliotecas en SharePoint. y OneDrive, a elementos individuales como mensajes individuales o archivos adjuntos. Podemos destacar entre sus características principales:

  • Backup y Restore de cuentas de correo de Microsoft 365.
  • Backup y Restore de SharePoint Online y OneDrive for Business
  • Backup y Restore de los datos de Microsoft Teams.
  • Permite almacenamiento local de los backups para los que desconfían de las copias en la nube y la normalita legal de almacenamiento de cada país 😊
  • Políticas de retención
  • Posibilidad de Backup y restore granular.
  • Y un largo etcétera que podéis consultar en la web

Podéis descargar una versión de pruebas de la aplicación para ver si el producto cumple con vuestras necesidades.

La instalación es un juego de niños. Insistir que es una aplicación de Escritorio y que lo normal en un entorno de producción sería instalarla en un servidor, y que se ejecuta como servicio.

Captura de pantalla de un celular Descripción generada automáticamente

Una vez instalado tenemos 30 días para evaluar el producto.

Una captura de pantalla de una red social Descripción generada automáticamente

No es el objetivo del POST hacer un manual completo del producto, sino una visión de sus capacidades.

En el siguiente video de mi canal tenéis una explicación de todo esto. Una primera parte donde se explica como almacena la información Microsoft TEAMS, y una segunda donde hago una demo de BACKUP y RESTORE de un equipo de TEAMS.

VÍDEO DEL POST

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2 comments

Fiorela Torres septiembre 29, 2020 - 2:54 am

Amigo, un gusto.

Una consulta, en caso de no contar con un servidor físico, puedo hacer el respaldo en mi equipo personal y trabajar ?
Gracias

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administrador octubre 1, 2020 - 11:03 pm

Hola,

si claro, si no he entendido mal tu pregunta lo que quieres es realizar las copias en tu PC. La herramienta de CodeTwo permite eso. De hecho es un factor diferencial con otras.
En resumen, las copias de toda la información se almacena en tu PC local.

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